Какво е супер продуктивност и за какво ни е изобщо?

Вярвам, че да си продуктивен е нещо много повече от това да си свършиш работата навреме. Или да оптимизираш времето си, така че да успяваш да работиш все повече и повече. Това са често срещани асоциации, които се появяват в ума на човек, чул думата продуктивност, но те са погрешни.

Истински продуктивният човек не работи много, дори напротив. Той умее да си почива и да работи така, че с минимум усилия да постигне резултати, по-добри от средните. Той има ясни приоритети и знае на кое си струва да отделя време и внимание и на кое – не. Той умее да делегира задачи на хората около себе си и да работи не повече, а по-умно.

супер продуктивност
супер продуктивност

За да си истински супер продуктивен човек, са ти необходими няколко базови умения, които ще те направят добре организиран, владеещ времето и спокоен (дори когато околните са под стрес).

1. Грижа за себе си.

Да, това е умение. И неслучайно споменавам първо него. За мен то е в основата на всичко останало. Ако не можеш да си почиваш качествено и да даваш време, внимание и грижа на себе си, трудно ще върви и работата ти. Научи се да поставяш граници между работния ден и почивката и всеки ден да отделяш време за себе си, в което да вършиш онова, което те кара да изпитваш истинско щастие. Само след няколко седмици ще видиш разликата… и тя ще ти хареса.

2. Планиране.

Имаш много работа, идеи и творчески ентусиазъм, но времето все не ти достига? А планираш ли го? Дори най-простото планиране, от което след това може и да се отклоняваш по малко, е далеч по-добро от липсата на план. Да работиш без план е като да строиш сграда без здрави основи: на пръв поглед тя ще изглежда солидна, но може да се срути относително лесно. Затова, възможно най-скоро отдели поне час, който да прекараш насаме със себе си, запиши основните си цели и стъпките, които трябва да изминеш, за да ги постигнеш и ги разположи във времето, с ясни крайни срокове.

Ако придобиеш този навик за всяко свое начинание, ще усетиш колко по-леко върви работата ти и с колко по-голяма увереност я вършиш, защото знаеш, че вървиш в правилната посока (и имаш инструмент бързо да се върнеш към нея, ако се отклониш).

3. Фокусиране.

Още нещо, което считаме, че е даденост или черта на характера, е умението ни да се фокусираме. Много хора смятат себе си за разсеяни и са се отказали да полагат усилия в тази насока. Всъщност, концентрацията наистина се удава по-лесно на едни хора и по-трудно – на други, но това съвсем не означава, че не може да бъде усвоена от всеки. Както при всяко умение, и тук е необходима практика. За начало, можеш да използваш техниката Pomodoro, за да тренираш ума си да задържа фокуса си върху едно нещо продължително време.

Тя е много проста: нагласяш таймер, който да издаде звук след 25 минути и през това време работиш максимално фокусирано само върху една задача. Не вдигаш телефона (той може да бъде с изключен звук или да го оставиш в съседно помещение, за да не те разсейва), не говориш с никого край теб, не спираш “само за пет минутки”, за да свършиш нещо друго “набързо”…

Когато 25-те минути изтекат и чуеш звука на таймера, задължително си правиш 5-минутна почивка. В нея целенасочено се разсейваш и правиш, каквото ти душа иска, без никакви ограничения. След това влизаш в нов период на супер фокус за 25 минути и така – четири пъти подред. След четвъртия път си правиш голяма почивка от около половин час и след нея можеш да продължиш с още 25 отрязъка от време, през които да вършиш концентрирана работа. Колкото повече тренираш мозъка си да не се разсейва, толкова по-лесно ще ти става да го правиш и за по-дълго.

4. Типология на задачите за супер продуктивност.

Случва ли ти се понякога да изпратиш имейлите си за деня много по-бързо от обичайното, ако вместо да им отговаряш през целия ден, си отделиш за тази цел един час, в който да вършиш само това и нищо друго? Имаш ли дни, в които си на определена “вълна” и даден вид работа (например писане) ти върви с лекота, а друг (например срещи с хора) сякаш точно днес е истинска мъка? Ако умееш да улавяш приликите между задачите в ежедневието си и да ги групираш по определени признаци, ще улесниш работата си.

Отдели известно време да помислиш какви общи признаци имат нещата, които вършиш. Например, имаш ли купища малки, бързи задачи, а на другия полюс – големи и трудоемки, всяка от които отнема по няколко дни, за да я приключиш? Или има неща, които можеш да свършиш само в офиса и такива, които се правят извън него или вкъщи? По-приятни и по-неприятни? Задачи, в които ползваш преимуществено определени умения (четене, говорене, анализ, писане, слушане)? Тренирай се да забелязваш сходствата и различията и да групираш задачите си по тип, а след това – да събираш сходните задачи и да ги вършиш една след друга. Ще се изненадаш колко време ще ти освободи това и с колко по-голяма лекота ще работиш.

5. Постоянство.

Знаеш как нещо толкова леко и нежно като водата издълбава камъка, нали? С дълги години постоянство. Това е умение, което трябва да тренираш и ти, особено ако имаш големи и дръзки цели пред себе си. За да развиеш бизнес, да свалиш значително тегло, да получиш следващата си образователна степен или да усъвършенстваш ново практическо умение, трябват години. И през тези години ти неизменно, ден след ден, трябва да полагаш усилия и да се движиш към целта си – понякога с големи стъпки, понякога с по-малки, но никога да не спираш. Изгради си навик всеки ден да отделяш поне по час за целенасочена, фокусирана работа върху голямата си цел и без да усетиш, само след месеци ще бъдеш толкова далече, колкото сега не можеш и да си представиш.

6. Целеполагане.

Често споменавам целите. Като всеки човек, който се стреми да се развива, със сигурност ти имаш такива. Как обаче си ги постави? Наясно ли си с основните си приоритети и дали твоите цели са в хармония с тях? Ако не можеш да дадеш точен отговор на този въпрос, може би е време за още една среща със себе си. На нея първо отдели време да поседиш в тишина, със затворени очи и да си представиш идеалния си живот.

Кое е най-важното за теб в него?

Как изглежда, как се чувстваш, какво се случва около теб?

След това помисли до каква степен настоящият ти живот се доближава до този идеал, какво трябва да направиш, за да се получи пълно съответствие, кои са най-важните неща, които да имаш предвид и дали настоящите ти цели обслужват тези приоритети. Ако не е така, не се притеснявай да ги преформулираш или дори да си зададеш изцяло нови цели.

След като имаш яснота кои са целите ти, план как да стигнеш до тях и умението да работиш фокусирано, а в края на работния ден да се грижиш пълноценно за себе си, си възможно най-близо до своето лично състояние на супер продуктивност.

Автор: Силвина Фурнаджиева за Фондация „Вътрешен компас„. Силвина е един от първите и водещи консултанти по продуктивност в България. Силвина помага на собствениците на бизнес и ръководителите на организации да планират, организират и развият проектите си от самото им начало до големия успех и да повишат личната си ефективност в работата, както и тази на своите екипи. Има и над 10-годишен опит опит в дистанционната работа и управлението на дистанционни екипи.